10 fungsi excel yang sering digunakan dan cara menggunakannya.

Suka tidak suka, Microsoft Excel adalah salah satu product microsoft yang selalu ada dan sangat dibutuhkan. maka berikut adalah hal-hal yang bisa mempermudah cara kerja anda dengan excel

1. Menggunakan PivotTables untuk mengolah /tabel/data

Banyak orang setuju bahwa pivot tables adalah tool yang paling powerful di Excel. PivotTables cara terbaik untuk merangkum list tabel data anda dengan sebuah klik. cara paling sederhana.

Sebelum membuat sebuah PivotTable, pastikan data/tabel anda sudah rapi dan sudah memiliki ide tentang bagaimana data anda akan dirangkum.
  1. Select cell dari tabel anda.
  2. pada tab menu Insert, klik PivotTable.
  3. Pilih kolom yang ingin anda masukkan kedalam PivotTable report.
  4. Drag kolom ‘label’ ke area Baris Labels
  5. Drag kolom numeric ke area Values.
  6. Pilih nilai atau angka apa yang anda butuhkan dengan klik kanan pada area Values, dan pilih ‘Show value as’. anda dapat memilih dari options seperti % dari grand total, running total, dan difference from.

2. Menggunakan ($) untuk membuat reference tidak berubah saat me-copy formula ke cell lain

pada exel, formula yang kita masukan bersifat relative mengacu pada posisi cell yang aktif, yang mana, formula akan berubah saat kita meng-copy nya ke cell yang lain. jadi bila anda memasukan formula pada B1 untuk menghitung A1, saat anda meng-copy nya ke C1 maka formula akan otomatis menghitung B1.
untuk membuatnya Fix, anda hanya perlu memasukkan tanda ($) pada referensi cell nya, seperti berikut:
  • A$1: angka baris tidak akan berubah saat meng-copy.
  • $A1: huruf kolom tidak akan berubah saat meng-copy.
  • $A$1: dan dapat digunakan untuk keduanya.
untuk mempermudah memasukkan tanda ($) untuk mengunci kolom dan baris, anda cukup menekan tombol F4 pada keyboard anda.

3. Mengurangi kesalahan input dengan menggunakan menu DropDown

Data validation lists reduce errors in a spreadsheet and can make data entry easier, particularly if you have a spreadsheet that multiple people use. They allow a user to select from a drop down list of defined data options within a cell, such as a list of accounting codes. You can even add in an error message that will display if someone tries to enter data which isn’t in the drop down list.
  1. To create a drop down list, you first need to create your list of data options in a single column or row.
  2. Next, give your list a name list by selecting your cells, and clicking the name box at the left of the formula bar, then pressing Enter. The name of your cells must not have any spaces, eg: AccountingCodes.
  3. To add your drop down list options to a cell, navigate to the Data Tab and click Data Validation.
  4. Under the Settings tab, select List as the option under the Allow drop down list, then type the name of your list under Source.
  5. Select the cells, then click the name box at the left of the formula bar.
  6. Fill out the Error Alert tab to set your error message to stop someone entering different information.

4. Improve your visibility with The Watch Window

The Watch Window is a handy tool to use when you are working with a large spreadsheet, possibly with multiple sheets.
It enables you to keep some of your data in view at all times, so you can quickly refer to it without having to navigate back and forth between columns or sheets.
  1. To add a Watch Window, select the cells you’d like to have visible all the time.
  2. Go to the Formulas tab and click Watch Window to add them.

5. Highlight interesting data with conditional formatting

Conditional formatting is an extremely useful tool in Excel for accountants. You can use it to apply automatic formatting to cells that contain a certain value, duplicate values and even specific text.
For example, you could use it to flag up overdue payments by creating a rule to format all cells red that fall within a certain date.
  1. To create conditional formatting, click on Conditional Formatting under the Home tab.
  2. Select New Rule and choose from the different options and formatting selections. For example, you could choose to format cells that contain a certain value, if they are greater/less than a certain value, or if they are duplicated values to help you flag up errors.
  3. Choose the cells the formatting should apply to and click ok.

6. Name your formulas with named ranges

If you are using complicated formulas, you can give them a name to help you and your team understand and remember what they are. For example, you can name your first quarter sales formula ‘FirstQuarterSales’, or your income tax formula ‘IncomeTax’. This is very useful for spreadsheets that multiple people are working on.
  1. To do this, go to the Formulas tab.
  2. Click Define Name and select which cells it refers to.
By naming all of your different formulas in this way, Excel keeps a list of them under the Name Managerbutton, allowing you to edit them and apply them to different cells quickly and easily.

7. Menggabungkan data dari beberapa cell menjadi satu celldengan CONCATENATE



CONCATENATE, salah satu dari fungsi teks, untuk menggabungkan dua atau beberapa string teks menjadi satu string.
PENTING: Di Excel 2016, Excel Mobile, dan Excel Online, fungsi ini sudah digantikan fungsi CONCAT. Meskipun fungsi CONCATENATE masih tersedia untuk kompatibilitas yang lebih lama, Anda harus mempertimbangkan menggunakan CONCAT sekarang. Ini karena CONCATENATE mungkin tidak tersedia di versi Excel mendatang.
Syntax: CONCATENATE(text1, [text2], ...)
Misalnya:
  • =CONCATENATE("Stream population for ", A2, " ", A3, " is ", A4, "/mile.")
  • =CONCATENATE(B2, " ", C2)

8. Speed up your navigation and cell selection

If you have a big spreadsheet and need to navigate through it quickly, just hold down the CTRL key and use your arrows.
If you want to select lots of data at one time, just hold down Shift and CTRL and use the arrows in the same way.

9. Copy format cell dengan cepat hanya menggunakan tombol F4

Pilih cell yang akan anda Copy format nya, tekan F4 dan kemudia tekan F4 kembali pada cell baru yang anda pilih.

10. Menghitung berapakali sebuah data muncul

COUNTIF adalah fungsi yang mudah dan cukup sering digunakan pada excel. Quite simply, it will count the number of cells that meet your specified criteria. contoh, anda ingin menghitung berapakali custommer "gema" bertransaksi di tabel agustus anda, atau berapa kali nama "gema" muncul dalam tabel anda.
Fungsi COUNTIF akan otomatis menghitung berapa kali kata "gema" itu muncul.
contoh formula =COUNTIF(range,“criteria”).
anggap tabel anda ada pada area A1 s/d A200 maka.
E.g. =COUNTIF(A1:A200,”gema”)
Labels:

No comments:

Post a Comment

Subscribe to: Post Comments (Atom)